Deelnemersvoorwaarden

Bekijk de Deelnemersvoorwaarden RSW 2023 in pdf.

1 Algemeen

1. De Regionale Scouting Wedstrijden (hierna R.S.W.) worden gehouden op labelterrein PBC Austerlitz.
2. Aankomst van de deelnemers is op 22 april 2023 vanaf 7:30 uur.
3. Deelnemers vertrekken op 23 april, na de sluiting en nadat het kampterrein goedgekeurd is.
4. Alleen leden die lid zijn van de speltak voor de scoutsleeftijd mogen deelnemen, hierover meer onder ad 2. ‘Inschrijving’.
5. Alle deelnemers en medewerkers zijn ingeschreven bij Scouting Nederland.

2 Inschrijving

1. De inschrijving voor de R.S.W. is geopend vanaf 1 februari en sluit op 19 maart 2023.
2. De inschrijving verloopt per ploeg via het inschrijfformulier in Scouts Online (https://sol.scouting.nl/). Individuele ploegleden worden na aanmelding van de ploeg aan de inschrijving toegevoegd.
3. De persoon die de inschrijving verstuurt is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens.
4. De inschrijving is pas compleet wanneer:
   1. de deelnemersbijdrage is ontvangen en
   2. alle individuele deelnemers zijn aangemeld.
5. Door inschrijving verklaart de deelnemer, of zijn wettelijk vertegenwoordiger, akkoord te gaan met deze deelnemersvoorwaarden.
6. Er mogen maximaal twee ploegen van dezelfde speltak binnen één Scoutinggroep meedoen (dus als een groep bijvoorbeeld Ochtendscouts en Middagscouts heeft mogen van beide speltakken 2 ploegen meedoen).
7. Een deelnemende ploeg bestaat uit minimaal 5 en maximaal 7 personen.
   1. Voor een ploeg van 5 deelnemers geldt dat maximaal 2 personen in de ploeg 15 jaar mogen zijn.
   2. Voor een ploeg van 6 of 7 deelnemers geldt dat maximaal 3 personen in de ploeg 15 jaar mogen zijn.
   3. Alle deelnemers in de ploeg dienen ten minste 11 jaar te zijn.
   4. Voor de leeftijdscriteria wordt gerekend met de eerste dag van de Landelijke Scouting Wedstrijden (L.S.W.), dit is zaterdag 27 mei 2023.
8. Indien een deelnemer niet mee kan doen is het mogelijk om deze plaats op te vullen met een andere deelnemer. Deze wijziging dient via het formulier in Scouts Online doorgevoerd te worden. Indien de wijziging na 15 april 2023 plaatsvindt dient deze per e-mail aan het secretariaat van de R.S.W. (rsw@regio-uh.nl) te worden gecommuniceerd.
9. Sancties met betrekking tot de samenstelling van de ploeg staan beschreven in het Juryreglement.

3 Betaling

1. De deelnemersbijdrage bedraagt € 19,00 (zegge negentien euro) per deelnemer.
2. In de deelnemersbijdrage zit het programma voor het weekend, één avondmaaltijd en het ontbijt en de lunch op zondag, met uitzondering van het beleg, inbegrepen.
3. Niet inbegrepen bij de deelnemersbijdrage is het vervoer van deelnemers en/of hun materialen van een naar de R.S.W. Verder is de broodmaaltijd op zaterdagmiddag niet inbegrepen.
4. De deelnemersbijdrage dient te worden voldaan middels een eigen overschrijving naar het rekeningnummer dat vermeld is op de factuur. De factuur wordt na inschrijving per e-mail automatisch verstuurd.
5. De deelnemersbijdrage dient uiterlijk op 25 maart 2023 te zijn ontvangen.

4 Annulering

1. Tot en met 25 maart 2023 is kosteloos annuleren mogelijk.
2. Bij annuleren na 26 maart 2023 is 50% van de deelnemersbijdrage verschuldigd.
3. Bij annulering na 8 april 2023 is er geen restitutie van de deelnemersbijdrage mogelijk.
4. De annuleringskosten hebben altijd betrekking op de deelnemersbijdrage voor de betreffende deelnemer.
5. In geval van annulering bij bijzondere omstandigheden wordt een beslissing genomen door de Algemeen Coördinator in overleg met de penningmeester en het secretariaat.

5 Prijzengeld

1. Er is voor de ploegen die de eerste, tweede en derde plaats in de eindrangschikking behalen sprake van prijzengeld.
2. Het prijzengeld wordt uitgekeerd als bijdrage aan de deelnamekosten voor de L.S.W. Indien niet deelgenomen wordt aan de L.S.W. kan geen aanspraak gemaakt worden op het prijzengeld.
3. Het prijzengeld bedraagt € 150,- voor de ploeg met de eerste plaats in de eindrangschikking, voor de tweede en derde plaats zijn deze bedragen vastgesteld op respectievelijk € 100,- en € 50,-.
4. Uitbetaling van het prijzengeld geschiedt pas na ontvangst van de factuur voor de L.S.W. door de penningmeester van de Regio Utrechtse Heuvelrug.
5. De factuur voor deelname aan de L.S.W. kan per e-mail ingediend worden via penningmeester@regio-uh.nl.

6 Privacy en beeldmateriaal

1. Bij de omgang met persoonsgegevens worden de richtlijnen van de regio nageleefd. Deze richtlijnen zijn te vinden op regio-uh.nl/privacystatement/. 
2. Van R.S.W. wordt verslaglegging gemaakt in de vorm van tekst, foto’s en soms videomateriaal. Deze materialen worden verspreid via rsw.regio-uh.nl en sociale platforms in beheer van de regio. 
3. Indien een deelnemer niet herkenbaar mag zijn in beeld of tekst moet dit worden aangegeven per e-mail aan het secretariaat van de R.S.W. (rsw@regio-uh.nl) met een herkenbare foto van de deelnemer voor het filteren van het beeldmateriaal. Als deze foto niet wordt meegeleverd zal de organisatie deze zelf maken.